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Les formulaires dans Outlook

Modification d'un formulaire

Lorsque vous faites un mail, une tâche, un rendez-vous dans Outlook, vous utilisez automatiquement un formulaire par défaut. Ces formulaires par défaut peuvent se montrer inadaptés. Je vous propose de découvrir comment crféer un formulaire de courriel interdisant le transfert de votre mail à de tièrces personnes, ainsi que différentes manières de l'utiliser.

 

Modification d'un formulaire

Par défaut, le formulaire de création de mail autorise le transfert de mail. Ors vous souhaitez limiter ce genre d'actions. Cela est rendu possible à condition de modifier le formulaire.

Formulaire Outlook (1)

Formulaire Outlook (2)

Pour ce faire, allez dans les option d'Outlook

Formulaire Outlook (3)

Afin d'y activer l'onglet "Développeurs"

Formulaire Outlook (4)

Après avoir validez, sélectionnez cet onglet et cliquez sur "Créer un formulaire".

Formulaire Outlook (5)

Sélectionnez le formulaire de départ "Message"

Formulaire Outlook (6)

Comme je souhaite bloquer le transfert ainsi que de laisser la possibilité au destinataire du message de répondre à tous, sélectionnez l'onglet "Actions" et sur les lignes "Répondre à tous" et "Transférer", double-cliquez

Formulaire Outlook (7)

Désactivez l'option en décochant le bouton "Activé"

Formulaire Outlook (8)

Pour "Répondre à tous"

Formulaire Outlook (9)

Pour "Transférer"

Formulaire Outlook (10)

Cliquez sur l'onglet "Propriétés" et activez la case "Envoyer la définition du formulaire avec l'élément"

Formulaire Outlook (11)

OK

Formulaire Outlook (12)

Formulaire Outlook (13)

Cette modification faite, il faut à présent publier le formulaire, onglet "Développeur - Publier - Publier le formulaire"

Formulaire Outlook (14)

Sélectionnez "Bibliothèque des formulaires personnels"

Formulaire Outlook (15)

Nommé le formulaire (ici "SansTrans" et cliquez sur "Publier"

Formulaire Outlook (16)

Allez dans "Fichier - Renregistrer sous"

 

Formulaire Outlook (52)

Choississez "modèle Outlook"

Formulaire Outlook (53)

Nommez le (ici SansTrans"

Formulaire Outlook (54)

Fermez l'éditeur de formulaire

 

Formulaire Outlook (17)

Formulaire Outlook (18)

Utiliser le formulaire

Utiliser le formulaire

La première façon d'utiliser un formulaire est de clique dans le rubant "Accueil" - "Nouveau éléments - Autres éléments - Choisir un formulaire"

Formulaire Outlook (20)

Sélectionnez l'emplacement dans lequel vous l'avez précédement publié

Formulaire Outlook (21)


Puis sélectionnez-le

Formulaire Outlook (22)

Faites votre courriel

Formulaire Outlook (23)

Formulaire Outlook (24)

Lorsque le destinataire essaie d'utiliser lune des deux fonctionnalités, un message lui indique l'indisponibilité de la fonction

Formulaire Outlook (25)

Accès rapide aux formulaires

Vous pouvez modifier les rubans afin de rajouter un lien vers les formulaires. Dans les options d'Outlook

Formulaire Outlook (26)

Dans "Personnaliser le ruban", créez un nouveau groupe (ici "perso") dans l'onglet "Accueil"

Formulaire Outlook (27)

Formulaire Outlook (28)

Formulaire Outlook (29)

Et ajoutez les boutons souhaité, ici "choisir un formulaire" et "Nouveau message électronique". Ce dernier correspon en tout point au courriel par défaut d'Outlook.

Formulaire Outlook (30)

Après avoir validé, le nouveau groupe apparaît dans le ruban "accueil"

Formulaire Outlook (32)

Mais c'est pas top...

Formulaire par défaut

Formulaire par défaut

Afin de mettre par défaut ce nouveau formulaire pour l'envoie de mail, vous allez devoir modifier la base de registre. Pour cela, téléchargez l'utilitaire Microsoft Outlook Forms Administrator.

Une fois fait, créez un répertoire de type c:\forms et lancerez l'executable.

Formulaire Outlook (33)

Sélectionnez votre répertoire c:\forms

 Formulaire Outlook (34)

Allez dans le répertoire en question et lancez l'application "FormSwap"

Formulaire Outlook (36)

Comme c'est un formulaire pour l'envoie de mail et que je l'ai nommé "SansTrans"

Renseignez dans les champs appropriés "IPM.Note.SansTrans". Néanmoins, je vous conseille de ne pas remplir le champ "Read" faute de quoi, le formulaire en question sera utiliser pour la mails reçus et si le mail est envoyé à plusieurs personnes, vous ne les verrez pas.

Formulaire Outlook (37)

Exportez les paramètres sur votre bureau par exemple

Formulaire Outlook (38)

Formulaire Outlook (39)

Ouvrez le fichier en question de manière à le modifier. L'utilitaire utiliser génère les clés pour la version 9.0 d'Outlook (c'est vieux, très vieux). Remplacez obligatoirement le numéro de verision "9.0" présent à trois reprises par la version de votre Outlook. Pour la version 2016 et 2019, c'est "16.0". Sauvegardez les modifications.

Formulaire Outlook (40)

La base de registre avant modification

Formulaire Outlook (42)

Faites à nouveau un clic droit sur le fichier "REG"  puis "Fusionner"

 

Formulaire Outlook (43)

confirmez les modifications

Formulaire Outlook (44)

Formulaire Outlook (45)

La clé "Custom Forms" a été rajouté.

Formulaire Outlook (46)

Faites à présent un nouveau mail de manière traditionnel et vérifiez. Vous venez de comprendre le pourquoi j'ai rajouté le bouton "Nouveau message électronique dans mon ruban personnalisé"

Formulaire Outlook (47)

Utilisation du formulaire

Utilisation du formulaire

C'est pas tout mais si je souhaite ajouter un bouton pointant vers mon formulaire, voir mes formulaires?

Retournez le le ruban "Développeur" et cliquez sur "Macros"

Formulaire Outlook (55)

Créez une nouvelle macro qui contiendra le chemin d'accès complet du modèle Outlook que vous aviez enregistré auparavant.

Voici le code

Sub sanstrans()
Set newitem = Application.CreateItemFromTemplate("votre chemin\sanstrans.oft")
newitem.Display
Set newitem = Nothing
End Sub

Enregistrez votre macro

Formulaire Outlook (56)

Reste à faire un "raccourci". Dans les options d'outlook

Formulaire Outlook (57)

Dans un ruban personnalisé

Formulaire Outlook (58)

Créez un bouton pointant sur votre macro

Formulaire Outlook (58)

Pensez à le renommer et à lui mettre une image.

Formulaire Outlook (59)

Formulaire Outlook (60)

Utilisez-le à volonter

Formulaire Outlook (61)

Supprimer un formulaire

 Supprimer un formulaire

Dans le cas ou vous auriez le besoin de supprimer un formulaire, cela ce fera à partir des options d'Outlook

Formulaire Outlook (48)

Sélectionnez "Options avancéesé - Formualires personnalisés..."

 Formulaire Outlook (49)

Sélectionnez "Gérer les formulaires..."

Formulaire Outlook (50)

Sélectionez le formulaire et cliquez sur "Supprimer".

Formulaire Outlook (51)

A télécharger

A télécharger

 

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