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  1. Considérations relatives au partage externe des utilisateurs
  2. Restrictions aux utilisateurs externes
    1. Les utilisateurs externes peuvent :
    2. Les utilisateurs externes ne peuvent pas :

Considérations relatives au partage externe des utilisateurs

Étant donné que vos sites SharePoint Online sont susceptibles de contenir à la fois des informations confidentielles et des informations que vous souhaitez partager avec des utilisateurs externes, il est important de planifier comment et quel contenu est partagé. Considérez les questions suivantes lors de la planification de votre stratégie de partage, y compris la façon de partager le contenu de votre site avec des utilisateurs externes :

  • Qui a besoin d’accéder au contenu sur votre site et à tous les sous-sites ?
  • Ont-ils besoin d’accéder à un site entier ou simplement à un sous-site?
  • Ont-ils seulement besoin d’avoir accès à quelques documents spécifiques?
  • Ont-ils seulement besoin d’afficher le contenu partagé, ou doivent-ils également y apporter des modifications?
  • Quels utilisateurs de votre organisation doivent pouvoir partager du contenu avec des utilisateurs externes ?
  • Quel contenu de votre site ne doit jamais être partagé avec des utilisateurs externes à votre organisation ?
  • Une politique de gouvernance est-elle en place?

 

Vous pouvez organiser un site SharePoint Online afin que le contenu partagé avec des utilisateurs externes soit clairement différencié du contenu destiné à rester au sein de l’organisation. Cela peut être aussi facile que la création d’une bibliothèque de documents ou d’un sous-site nommé interne et d’un autre sous-site nommé externe, ou il peut être beaucoup plus complexe. Il est important que vous planifiiez la structure du site avant d’utiliser le partage externe de l’utilisateur.

Restrictions aux utilisateurs externes

Un utilisateur externe est une personne extérieure à votre organisation qui peut accéder à vos sites et documents SharePoint Online mais qui n’a pas de licence pour votre abonnement SharePoint Online ou Microsoft 365. Les utilisateurs externes ont certaines restrictions. Une fois que vous activez le partage d’utilisateurs externes, ces utilisateurs externes peuvent effectuer plusieurs tâches et hériteront de certains droits et fonctionnalités, mais il y a aussi certaines tâches qu’ils ne peuvent pas effectuer et ils ne recevront pas certains droits et fonctionnalités.

Les utilisateurs externes peuvent :

  • Utilisez Microsoft Office Online pour afficher et modifier des documents. Si votre plan inclut Microsoft 365 Apps, ils n’auront pas les licences pour installer la version de bureau de Microsoft 365 sur leurs propres ordinateurs.
  • Exécutez des tâches sur un site compatibles avec le niveau d’autorisation attribué. Par exemple, si vous ajoutez un utilisateur externe au groupe Membres, il disposera d’autorisations Modifier et il pourra ajouter, modifier et supprimer des listes ; ils pourront également afficher, ajouter, mettre à jour et supprimer des éléments et des documents de liste.
  • Voir d’autres types de contenu sur les sites. Par exemple, ils peuvent naviguer vers différents sous-sites de la collection de sites auxquels ils ont été invités. Ils seront également en mesure d’effectuer d’autres actions telles que l’affichage des flux de site.

Les utilisateurs externes ne peuvent pas :

  • Créez leurs propres sites personnels, modifiez leur profil, modifiez leur photo ou voyez des tâches agrégées. Les utilisateurs externes n’obtiennent pas leur propre bibliothèque de documents OneDrive Entreprise.
  • Soyez administrateur d’une collection de sites (sauf dans les scénarios où vous avez embauché un partenaire pour gérer Microsoft 365). Vous pouvez désigner un utilisateur externe comme concepteur pour votre site Web public.
  • Consultez le fil d’actualité de l’entreprise.
  • Ajoutez du stockage au pool de stockage global des locataires.
  • Accédez au Centre de recherche ou exécutez des recherches. D’autres fonctionnalités de recherche qui peuvent ne pas être disponibles incluent le traitement de contenu avancé, les analyses continues et les raffineurs.
  • Accéder aux boîtes aux lettres du site.
  • Accédez à l’application Microsoft Power BI pour les fonctionnalités Windows telles que Power View, Power Pivot, Quick Explore ou Timeline Slicer. Ces fonctionnalités nécessitent une licence supplémentaire, qui n’est pas héritée par les utilisateurs externes.
  • Utilisez eDiscovery. Cela nécessite une licence Exchange Online.
  • Ouvrez les documents téléchargés protégés par IRM.

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