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Configuration des boîtes aux lettres partagées

  1. Gestion des boîtes aux lettres partagées avec Windows PowerShell

Les boîtes aux lettres partagées sont des types spéciaux de boîtes aux lettres auxquels plusieurs utilisateurs peuvent accéder pour envoyer et recevoir des messages électroniques. Vous pouvez également utiliser des boîtes aux lettres partagées pour configurer des calendriers partagés où les employés peuvent planifier leurs vacances ou planifier des quarts de travail. Les boîtes aux lettres partagées fournissent :

  • Une adresse e-mail générique, telle que marketing@adatum.com ou sales@adatum.com, pour répondre aux demandes de renseignements des clients.
  • Une façon pour les ministères qui fournissent des services centralisés de répondre aux demandes des employés ou des clients, comme le service d’assistance, le service des ressources humaines ou l’impression.
  • Prise en charge de plusieurs utilisateurs pour surveiller et répondre aux adresses e-mail externes ou internes.

Lorsqu’un utilisateur répond à un message envoyé à une boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de l’adresse de boîte aux lettres partagée. En outre, tous les utilisateurs qui ont accès à cette boîte aux lettres partagée peuvent voir les messages qui ont été envoyés à ce compte. Les boîtes aux lettres partagées peuvent disposer des autorisations de délégué suivantes :

  • Accès complet. Les utilisateurs disposant de l’autorisation Full Access peuvent se connecter et effectuer des actions compatibles avec un propriétaire de boîte aux lettres. Toutefois, pour envoyer du courrier, les utilisateurs disposant de l’autorisation Full Access doivent également disposer de l’autorisation Envoyer sous forme ou envoyer au nom de l’autorisation. Vous pouvez configurer l’autorisation Accès complet via le Centre d’administration Exchange ou à l’aide de Windows PowerShell.
  • Envoyer les utilisateurs avec l’autorisation Envoyer comme peut usurper l’identité de la boîte aux lettres lors de l’envoi de courrier. Les messages reçus proviennent de la boîte aux lettres, de sorte qu’ils semblent provenir directement de marketing@adatum.com, par exemple. Vous pouvez configurer l’autorisation Envoyer sous l’intermédiaire du Centre d’administration Exchange ou via Windows PowerShell.
  • Envoyez au nom de. Envoyer au nom de l’autorisation accorde le droit d’envoyer des messages, mais ces messages sont estampillés avec le nom de l’utilisateur à partir duquel le message est envoyé au nom de; par exemple, de Remi Desforges pour le compte de Marketing. Vous pouvez configurer l’autorisation Envoyer au nom de Windows PowerShell uniquement.

Conseil : En règle générale, vous utilisez des boîtes aux lettres partagées avec des groupes de sécurité. Vous créez un groupe de sécurité, ajoutez des utilisateurs à ce groupe, puis accordez au groupe de sécurité le contrôle Full Access et Send As sur le courrier. Pour modifier les droits d’accès, il vous suffit d’ajouter ou de supprimer des utilisateurs du groupe de sécurité.

Les boîtes aux lettres partagées ne nécessitent pas de licences utilisateur, vous pouvez donc accorder aux utilisateurs de boîtes aux lettres et aux utilisateurs de messagerie l’autorisation Envoyer sous et Accès complet. Toutefois, vous devez savoir qu’avec les utilisateurs de courrier, vous pourriez accorder à quelqu’un de l’extérieur de l’organisation le droit d’envoyer du courrier au nom de l’organisation.

Pour créer une boîte aux lettres partagée dans le Centre d’administration Exchange, procédez comme suit :

  • Dans le Centre d’administration Exchange, dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez destinataires, puis sélectionnez partager à partir de la liste des onglets en haut de la page destinataires.
  • Dans la page partagée, sélectionnez l’icône + (ajouter) dans la barre de menus.
  • Dans la nouvelle fenêtre de boîte aux lettres partagée, dans le champ Nom d’affichage, entrez le nom de la boîte aux lettres que vous souhaitez que les destinataires voient. Par exemple, Marketing si la boîte aux lettres partagée doit envoyer des envois du département marketing.
  • Sous Adresse de messagerie, entrez l’adresse de messagerie de la boîte aux lettres partagée et sélectionnez le domaine dans la liste des noms de domaine enregistrés ; par exemple, marketing@adatum.com.
  • Sous Utilisateurs, ajoutez les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez avoir le droit d’envoyer du courrier en tant que marketing@adatum.com. Sélectionnez l’icône + et dans la liste des noms, sélectionnez Ajouter, puis sélectionnez OK.
  • Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la nouvelle boîte aux lettres.
  • Sélectionnez OK une fois que les informations sont enregistrées avec succès.

Les utilisateurs que vous avez configurés avec l’autorisation Envoyer peuvent désormais entrer cette adresse dans le champ De l’envoi de courriels. La réponse revient à la boîte aux lettres Marketing.

Après avoir créé la boîte aux lettres partagée, vous pouvez modifier les détails pour ajouter ou modifier d’autres informations dans les onglets suivants :

  • Généralités. Masquer dans la liste d’adresses et ajouter des attributs personnalisés.
  • Délégation de boîte aux lettres. Configurez les autorisations d’accès complet et d’envoi en tant que.
  • Remarque : les utilisateurs que vous avez ajoutés lors de la création de la boîte aux lettres disposent à la fois d’autorisations d’accès complet et d’envoi en cours.
  • Utilisation des boîtes aux lettres. Afficher la taille actuelle de la boîte aux lettres.
  • Coordonnées. Ajoutez la rue, le code postal, la ville et plus d’informations, si nécessaire.
  • Organisation. Ajoutez des informations sur le gestionnaire et le département.
  • Adresse e-mail. Ajoutez des adresses e-mail supplémentaires, si nécessaire.
  • Fonctionnalités de boîte aux lettres. Appliquer des stratégies, activer et désactiver les protocoles, appliquer la suspension des litiges, configurer l’archivage, contrôler la livraison des messages et définir la taille des messages.
  • Membre de. Ajouter aux groupes de distribution.
  • MailTip. Créez MailTip pour fournir des informations supplémentaires que les utilisateurs peuvent voir lorsqu’ils sélectionnent cette adresse dans un e-mail.

Gestion des boîtes aux lettres partagées avec Windows PowerShell

Pour créer une boîte aux lettres partagée dans Office 365 à l’aide de Windows PowerShell, exécutez la commande suivante :

New-Mailbox -Name « Corporate Printing Services » -Alias corpprint -Shared

Pour modifier la boîte aux lettres, utilisez la cmdlet Set-Mailbox, tout comme avec une boîte aux lettres utilisateur :

Set-Mailbox corpprint -ProhibitSendReceiveQuota 5Go -ProhibitSendQuota 4.75Gb -IssueWarningQuota 4.5Gb

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